Borging van Kennis & Toepassingen
Vijf jaar lang werkten we als stichting met een mix van meer dan 400 bewoners, zorgprofessionals, ondernemers, wetenschappers, creatieven, ambtenaren en bestuurders aan de doelstelling: meer mensen vitaal en gezond in Nederland. We deden onderzoek aan de hand van experimenten, ontwikkelden concepten of modellen en exploreerden met de implementatie ervan of lokaal niveau of in breder verband.
Hoe leer je van complexe transitievraagstukken en maak je waardevolle kennis en toepassingen toegankelijk, navigeerbaar en zichtbaar?
In dit stuk gaan we in op de uitdagingen rondom dit vraagstuk en de toekomst van onze ontwikkelingen. We gaan graag in gesprek met partijen die soortgelijke processen willen managen, monitoren of borgen. Vragen, of verder praten? Mail hiervoor naar: info@betermetelkaar.org.
Transitie-vraagstukken als context
Het tot stand brengen van systeemverandering en transitie in de gezondheidszorg vraagt om samenwerking tussen de verschillende betrokkenen. Aangezien de beoogde transitie verschillende domeinen overstijgt, het inefficiënt is het wiel opnieuw uit te vinden of om onderlinge concurrentie aan te gaan, is het borgen van de opgedane kennis en ontwikkelde toepassingen erg relevant. Dit geldt niet alleen voor het organiseren van ecosystemen die gezondheid bevorderen, het geldt voor ieder ander complex verandervraagstuk.
Wanneer er een open speelveld wordt gecreëerd dat toegankelijk en gelijk is voor een ieder, dan kunnen middelen worden gedeeld, kruisbestuivingen bevorderd en kunnen de gezamenlijke uitkomsten en (meer)waarde ervan worden geanalyseerd. Een collectieve oplossing voor meer hygiëne is riolering. Hier kan iedereen op worden aangesloten. Het brengt echter uitdagingen met zich mee om dit te organiseren en vergt nieuwe manieren om samen te werken.
Transitie-vraagstukken zijn dynamisch, omdat de problematiek verandert terwijl je er aan werkt; ze zijn open, omdat ze toegankelijk zijn velen, ze zijn genetwerkt (kunnen zelden worden opgelost binnen één organisatie of pilaar). Ook zijn ze zijn complex omdat een simpele oplossing niet effectief is of toegestaan. Dit vraagt om experiment en samenwerking, waarbij het borgen van kennis en toepassingen van groot belang is.
Uitdagingen bij het borgen
Eigenaarschap
De uitdaging begint bij het kaderen van de opdracht: wat is positieve impact en hoe maak je dat meetbaar? Wie nemen er deel en in welke rol? Van primair ziekte genezen een kanteling maken naar gezondheid bevorderen - het is enorm relevant, maar mist soms urgentie. Voor veel betrokkenen is de workload hoog en lopen er meerdere projecten parallel. Voor een transitie-vraagstuk over preventie is geen partij eindverantwoordelijk. Het is een uitdaging waar we als een mix van partijen en individuen eigenaarschap over moeten nemen, om er uiteindelijk allemaal baat bij te hebben.
Processen monitoren
Bij complexe transitievraagstukken praten we van jaren of decennia ontwikkeling waarbij je betrokkenen ziet komen en gaan. Het is niet duidelijk waar het eindpunt ligt. De lessen die je onderweg tegenkomt, zijn minstens zo belangrijk als de resultaten. De uitdaging is om processen te monitoren, lessen zichtbaar te maken en eerder onderzoek toegankelijk.
Opleveren
Tot slot ligt er een uitdaging bij de fase van oplevering. Vaak behoort daartoe het opleveren van rapporten aan de subsidieverlener, welke soms maar (deels) gelezen worden en gaat het om werkende apps of toepassingen die het risico lopen op de plank te eindigen. Ook is het maar de vraag of er marketingbudget beschikbaar is om de doorbraken zichtbaar naar buiten te brengen. Hoe je ervoor zorgt dat anderen kunnen voortborduren op de ontwikkelingen is een vraagstuk waar we ons in het laatste subsidiejaar over hebben gebogen..
Klinkt dit herkenbaar? Wij hebben met vallen en opstaan een hoop geleerd en staan te springen dat te delen - te beginnen met de Toolbox, waarin de toepassingen die we ontwikkelden beschikbaar worden voor een ieder die er gebruik van wil maken.
Doorbraak: de Toolbox
In onze proeftuin wijken voerden we experimenten uit om ecosystemen te creëren die vitaliteit faciliteren onder de noemer van de SamenBeter beweging: een netwerk van pioniers dat zich primair richt op het bevorderen van gezondheid, i.p.v. het genezen van ziekte. De ervaringskennis opgedaan in de verschillende wijken zijn beschreven als tools en modellen met een generiek karakter, zodat ze door belangstellenden ook in andere wijken kunnen worden toegepast. Het platform waarop de tools toegankelijk, navigeerbaar en geborgd zijn noemen we de Toolbox.
Bundeling van tools en ervaringen
Emilie Tromp, ontwerper bij Reframing Studio, ontwierp de Toolbox en beschrijft: ‘De Toolbox is ontworpen om uit te groeien tot een bundeling van tools en ervaringen in één centrale database. Het is zo opgezet dat iedereen gebruik kan maken van de tools afhankelijk van wat er past bij de situatie of samenwerking, en er leerervaringen in kan opnemen.’ De toolbox kan op ieder platform naar eigen vormgeving, hiërarchie of schikking worden ingebouwd. Of het nu gaat om duurzaamheid, zorg, of sociale cohesie, de Toolbox zelf is een generieke tool die kan worden gebruikt in verschillende contexten.
Ontsluiten op andere platforms
Een voorbeeld van de implementatie van de Toolbox is hier te zien - op de SamenBeter website. De toolbox is ontworpen om de tools op verschillende manieren te kunnen navigeren en om tot actie te inspireren, door gebruik te maken van de (generieke) naam van de tool, een afbeelding, teaser, inleiding, fase van toepassing en tags. Bij het toevoegen van een tool wordt de tool gecategoriseerd aan de hand van de fase waarin de tool gebruikt kan worden: ontdekken, ontwikkelen, implementeren en borgen. Ook wordt er in de categorisatie gebruik gemaakt van hashtags, zodat je in een oogopslag ziet wat je van de tool kunt verwachten.
"De Toolbox is ontworpen om uit te groeien tot een bundeling van tools en ervaringen in één centrale database. Het is zo opgezet dat iedereen gebruik kan maken van de tools afhankelijk van wat er past bij de situatie of samenwerking, en er leerervaringen in kan opnemen."
Waarborgen van kwaliteit
Hoe kan de kwaliteit van de tools gewaarborgd worden? Een belangrijke voorwaarde voor een werkende Toolbox is dat het technisch beheer en de doorontwikkeling wordt ondergebracht bij een organisatie. Ook is er een redactie nodig voor het beheer van de content. Op het moment zijn we met Alles Is Gezondheid in gesprek om de toolbox verder te brengen en breed uit te zetten.
We kunnen pas echt van kwaliteit spreken, wanneer de tools uit de Toolbox door verschillende partijen in gebruik zijn genomen en er reviews zijn geschreven, over de kwaliteit van de tool en de ervaring van de toepassing door de gebruiker.
Een mooi voorbeeld hiervan is Prof. dr. Jim van Os, die een review over de ‘Vraagbaak’. Hij onderstreept hierin niet alleen het belang van de tool en de toepassing ervan door ons iets te vertellen over landelijke initiatieven en de hoeveelheid verkeer rondom een dergelijk platform, maar geeft ook een zijn perspectief op de toekomst - waarin hij voor zich ziet dat alle toepassingen van de ‘Vraagbaak’ aan elkaar verbonden zijn. Door reviews wordt de waarde van een tool vergroot, omdat er kennis en leerervaringen aan toe worden gevoegd.
Bij sommige tools worden er uitvoerders of leveranciers genoemd die een tool volledig beheersen en er de benodigdheden voor in huis hebben. Wanneer er budget is in een buurt kan de leverancier een opdracht krijgen voor facilitatie, implementatie of advies. Zo is PLYGRND.city een leverancier van een Pop-up Buurtlab en hebben zij infrastructuur, team en ervaring geleverd om daar samen met de proeftuin en andere stakeholders een succes van te maken.
"Er ontvouwt zich een lerende community, die de ontwikkeling mogelijk maken van steeds grotere en effectievere ecosystemen die gezondheid bevorderen."
Het ontwikkelproces
Gijs Ockeloen, één van de drijvende krachten achter SamenBeter, vertelt over hoe de Toolbox geëvolueerd is: ‘Het begon de eerste paar dagen van het subsidietraject met de ‘Roughguide’, een handleiding die we lieten meegroeien met onze ervaringen in de proeftuinen. Na 100 dagen zijn we overgegaan op de gedachte dat we op een schoolbord aan het schetsen waren. Even later werd dat een ‘bouwplaats’ waar we aan de slag gingen. Daarmee deed de gedachte aan een ToolBox zijn intrede. Deze plek was bedoeld voor een ieder, ook van buiten SamenBeter, die een ‘Tool’ ontwikkeld had.’
‘SamenBeter is niet de enige die een ToolBox opgezet heeft. Er zijn heel veel websites en platforms die min of meer gesophisticeerde overzichten bieden van ‘nuttige hulpmiddelen’. De meeste bestaan uit een verzameling links op de eigen website, min of meer zoals we dat zelf ook deden. Het bereik van deze aanpak is beperkt hetgeen voor ons een reden was om een ander model te ontwikkelen: Een Toolbox die op elk platform ingebouwd kan worden en die vanuit een centrale database gevoed wordt.’
‘Deze Toolbox moet visueel aantrekkelijk zijn en alle moderne features bezitten die bezoekers verwachten: waaronder zelf content aanleveren, tools beoordelen. De Toolbox moet zich kunnen tonen op een manier die bij het platform past dus de platform beheerder moet zelf user interface keuzes kunnen maken. We vonden bestaande software waarmee we de Toolbox tot werkend product kregen en waarmee de inspanning en kosten om het te maken beperkt bleef.’
Emilie deelt haar belangrijkste les tijdens de ontwikkeling: ‘Een voortschrijdend inzicht was dat je geen lineair stappenplan moet maken, one size fits all, maar dat de gebruiker zelf kan kiezen wat er past in zijn of haar situatie. Een starre fasering als hiërarchie in de presentatie van de tools maakt het lastiger om de tools te vinden die passen bij jouw specifieke situatie. Alle hulpmiddelen die we voor onszelf hebben ontwikkeld waren in die tijd en context relevant, maar welke hulpmiddelen leveren mogelijkheden voor anderen? De intentie van de visuele presentatie met korte samenvatting, is dat mensen op nieuwe ideeën worden gebracht en worden aangezet om zelf nieuwe experimenten aan te gaan in hun eigen samenwerkingen.’ Door middel van filters kunnen geïnteresseerden op thema zoeken en hun eigen hiërarchie aanbrengen in het overzicht.
Nu de alle functionaliteiten en technische aspecten in de toolbox werken, is het klaar voor gebruikers om de tools in gebruik te gaan nemen! Door het delen van ervaren en reviews kan het platform gaan groeien en krijgt het meer waarden. Ook kunnen er nieuwe tools worden toegevoegd om het aanbod te versterken.
"Het is inefficiënt het wiel opnieuw uit te vinden of onderlinge concurrentie aan te gaan. Dit maakt het borgen van de opgedane kennis en ontwikkelde toepassingen erg relevant."
Monitoren van processen
Van het monitoren van processen hebben we geleerd dat je een platform nodig hebt waar je als community per project documenten deelt, berichten schrijft, inspiratie deelt, planningen kan maken, en to do’s kan dirigeren. Hierdoor staat alles dat er gemaakt en gecommuniceerd wordt op één plek (i.p.v. in verschillende mailboxen) en vult een logboek zich vanzelf. De kwaliteit van het werk gaat omhoog, doordat het werk ieder moment gereviewd kan worden en er regelmatig feedback kan worden gegeven. Na vier jaar gebruik te hebben gemaakt van Basecamp, zijn we goed in staat te reflecteren op de ontwikkelingen.
Toekomst: doen jullie mee?
Een complex transitievraagstuk vraagt om een lerende community, waarin waardevolle kennis en toepassingen toegankelijk, navigeerbaar en zichtbaar worden gemaakt. De Toolbox is een mooie tool om dit proces te ondersteunen, mits het onderhouden wordt en actueel is. Dat betekent dat de Toolbox bij een organisatie ondergebracht moet worden die zorg gaat dragen voor hosting, updates, upgrades en redactie. Bij voorkeur is dat een landelijk opererende partij die zich profileert met het ondersteunen van wijken, regio’s en organisaties op het gebied van gezondheid en vitaliteit. Ken je een geschikte partij? We horen het graag. Op het moment praten we met Alles Is Gezondheid, een partner met een krachtig netwerk en overeenkomende visie.
Voor andere partijen kan het interessant zijn om de Toolbox op eigen platform te ontsluiten. De vormgeving en inhoud kan op maat worden toegepast. Ook kan de partij zelf tools toevoegen of tools beoordelen, zodat de kwaliteit van tools gewaarborgd of verhoogd wordt. Wanneer de tools op verschillende platforms worden ontsloten, ontstaat er een grotere community van mensen die tools kunnen gebruiken, toevoegen en waarderen, maar ook wie hun leerervaringen kunnen delen en diensten kunnen verlenen. Er ontvouwt zich een lerende community, waardoor er steeds grotere en effectievere ecosystemen groeien die gezondheid bevorderen. Wie doen er mee?
"Dat betekent dat de Toolbox bij een organisatie ondergebracht moet worden die zorg gaat dragen voor hosting, updates, upgrades en redactie. Bij voorkeur is dat een landelijk opererende partij die zich profileert met het ondersteunen van wijken, regio’s en organisaties op het gebied van gezondheid en vitaliteit. Ken je een geschikte partij?"